Head of Operations (Hanoi / Ho Chi Minh)

Giới thiệu về WhiteCoat

Đặt trụ sở tại Singapore, WhiteCoat (whitecoat.global) đã xây dựng được uy tín là một đối tác tin cậy và là nhà cung cấp hàng đầu trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe kỹ thuật số trên khắp Đông Nam Á. Chúng tôi tập trung mang đến các dịch vụ y tế đạt tiêu chuẩn chất lượng cao, tạo nên một hành trình chăm sóc sức khỏe toàn diện từ trực tuyến đến trực tiếp (O2O), bao gồm tư vấn sức khỏe từ xa 24/7, hỗ trợ y tế tại nhà, và điều phối các chương trình khám sức khỏe cho doanh nghiệp. 

Với lợi thế mạng lưới đối tác phủ rộng trong khu vực, WhiteCoat đang hiện thực hóa ý tưởng về "Hộ chiếu y tế", giúp người dùng an tâm hơn về sức khỏe dù ở bất kỳ quốc gia nào có sự hiện diện của chúng tôi. 

Tại Việt Nam, WhiteCoat chủ trương xây dựng mối quan hệ hợp tác chiến lược và bền vững, nhằm tạo ra những giá trị thiết thực và nâng cao chất lượng cuộc sống cho cộng đồng.

Mô tả công việc

Chúng tôi đang tìm kiếm một Giám đốc Vận hành (Head of Operations) để dẫn dắt và mở rộng chiến lược vận hành, phát triển đội ngũ và nâng cao chất lượng dịch vụ của WhiteCoat tại Việt Nam. Ở vị trí này, bạn sẽ chịu trách nhiệm thúc đẩy tăng trưởng, đảm bảo tuân thủ quy định pháp lý, cải thiện hiệu suất vận hành và mang đến trải nghiệm chăm sóc sức khỏe xuất sắc trên toàn quốc.

Xây dựng và quản lý chiến lược vận hành

• Xây dựng và quản lý kế hoạch vận hành cho WhiteCoat Việt Nam nhằm đạt được mục tiêu cung cấp dịch vụ chất lượng, tăng trưởng bền vững và kiểm soát chi phí hiệu quả.

• Xây dựng và dẫn dắt đội ngũ vận hành, sử dụng kỹ năng quản lý con người để phát triển đội ngũ, đặt mục tiêu rõ ràng (KPIs) và đảm bảo tinh thần trách nhiệm.

• Tìm kiếm và áp dụng công nghệ (như tự động hóa và công cụ số) nhằm tối ưu quy trình và tăng hiệu suất vận hành.

• Phối hợp với bộ phận pháp lý để đảm bảo tuân thủ các quy định y tế và luật bảo mật dữ liệu.

Sử dụng dữ liệu để ra quyết định và cải tiến quy trình

• Quản lý dữ liệu vận hành và dữ liệu khách hàng một cách chính xác, an toàn và bảo mật.

• Sử dụng phân tích dữ liệu để tìm hiểu nhu cầu khách hàng, cải tiến quy trình và hỗ trợ ra quyết định.

• Xây dựng đội ngũ có năng lực sử dụng dữ liệu để theo dõi hiệu suất và lập kế hoạch.

Theo dõi tài chính, báo cáo và quản lý hiệu suất

• Dẫn dắt quá trình kiểm tra các chỉ số vận hành và tài chính nhằm đảm bảo tính chính xác của dịch vụ.

• Xây dựng và cập nhật các báo cáo và bảng điều khiển (dashboard) để thể hiện hiệu quả về hiệu suất, chất lượng dịch vụ và mục tiêu tài chính.

• Trình bày rõ ràng cho ban lãnh đạo công ty về những gì đang hoạt động tốt, các điểm cần cải thiện và đề xuất giải pháp.
  

Quản lý dự án và dịch vụ y tế

• Giám sát toàn diện các dự án y tế quan trọng như gói khám sức khỏe định kỳ cho doanh nghiệp và dịch vụ bác sĩ gia đình.

• Đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách, tuân thủ quy định và mang lại trải nghiệm dịch vụ xuất sắc.

• Quản lý và hỗ trợ các hoạt động khám sức khỏe tại chỗ và các hoạt động ngoài hiện trường để đảm bảo vận hành trơn tru.

• Hợp tác chặt chẽ với các bộ phận Phát triển kinh doanh, Chăm sóc khách hàng và Y khoa để triển khai dự án thành công.

Cải tiến sản phẩm và dịch vụ

• Đóng góp kiến thức vận hành trong quá trình thiết kế sản phẩm mới nhằm tăng tính thân thiện và hiệu quả.

• Tham gia hoặc dẫn dắt các buổi thảo luận ý tưởng dịch vụ y tế mới.

• Phối hợp với đội ngũ sản phẩm và công nghệ để cải tiến dịch vụ hiện tại dựa trên góc nhìn vận hành và phản hồi từ khách hàng.

Nâng cao trải nghiệm khách hàng và sử dụng CRM hiệu quả

• Sử dụng hệ thống CRM và phản hồi từ khách hàng để duy trì mức độ hài lòng, lòng trung thành và theo dõi hiệu quả dịch vụ.

• Đặt ra tiêu chuẩn dịch vụ cao và theo dõi hiệu suất để đảm bảo các khách hàng, cá nhân hay tổ chức đều có trải nghiệm xuất sắc.

Lý do bạn nên gia nhập với chúng tôi

• Tạo ra tác động thực sự: Cơ hội đóng góp vào sự phát triển của một công ty y tế số hàng đầu tại Việt Nam. Mọi ý tưởng đều được lắng nghe và trân trọng trong một ngành nghề có ý nghĩa với cộng đồng.

• Môi trường khởi nghiệp năng động: Cơ hội thể hiện và tạo ra tác động thực tế mà không bị cản trở bởi bộ máy hành chính rườm rà.

• Đội ngũ xuất sắc: Làm việc cùng những đồng nghiệp thông minh, thân thiện và chuyên nghiệp đến từ nhiều lĩnh vực khác nhau.

• Học hỏi và phát triển: Cơ hội tiếp cận thực tiễn về chiến lược, đối tác, vận hành và đổi mới sản phẩm trong một ngành đang phát triển nhanh.

• Lương thưởng cạnh tranh: Thu nhập hấp dẫn, thưởng theo hiệu suất. Chế độ bảo hiểm xã hội và các loại nghỉ phép gồm 14 ngày phép năm, nghỉ chăm sóc gia đình và nghỉ ốm có lương.

Cách thức ứng tuyển

Nếu bạn cảm thấy hào hứng với cơ hội này và tin rằng mình có đủ năng lực để đảm nhiệm vai trò này, chúng tôi rất mong nhận được hồ sơ từ bạn. Hãy tham gia cùng chúng tôi để tạo ra những giải pháp y tế sáng tạo và tác động tích cực đến cuộc sống của mọi người.

Vui lòng gửi CV của bạn đến info@whitecoat.vn

Tiêu đề email: Head of Operations Application_[Họ và tên]

About WhiteCoat

Headquartered in Singapore, WhiteCoat (whitecoat.global) has established itself as a trusted partner and leading provider in the digital healthcare space across Southeast Asia. We are committed to delivering high-quality medical services through a comprehensive online-to-offline (O2O) healthcare journey, encompassing 24/7 teleconsultations, home-based medical support, and the coordination of corporate health screening programs.

Leveraging a broad network of regional partners, WhiteCoat is realizing the vision of a “Health Passport,” enabling users to feel more secure about their health—no matter which country in our network they are in. In Vietnam, WhiteCoat aims to build long-term, strategic partnerships that generate practical value and contribute to improving the overall quality of life in the community

What you will be doing

We are looking for a Head of Operations to lead and scale WhiteCoat Vietnam’s operational strategy, team development, and service delivery excellence. As a Head of Operations, you will be responsible for driving growth, ensuring regulatory compliance, improving operational efficiency, and delivering a best-in-class healthcare experience across Vietnam.

On a day-to-day basis, this means you will:

Lead Operations Strategy

• Create and manage the operations plan for WhiteCoat Vietnam to meet company goals for great service, steady growth, and good cost control.

• Build and lead a strong operations team, using good people skills to help the team grow, set clear goals (KPIs), and ensure everyone takes responsibility.

• Find and use technology (like automation and digital tools) and improve processes to help operations work better and smarter.

• Work with the legal team to make sure all healthcare rules and data privacy laws are followed.

Use Data for Decisions, Improvements, and Client Information

• Manage operational and patient data with accuracy, security, and confidentiality

• Use analytics to surface insights, improve processes, and support decision-making

• Build team capabilities in using data for performance tracking and planning

Check Finances, Report, and Manage Performance

• Lead the process for checking operational and financial numbers to ensure the correctness of the service 

• Create and update reports and dashboards showing performance in efficiency, service quality, and financial goals.

• Explain clearly to company leaders what is working, what needs improvement, and suggest solutions.

Manage Healthcare Projects and Services

• Oversee key healthcare projects from start to finish, such as company health check-ups and family doctor packages.

• Ensure projects are on time, within budget, follow all rules, and deliver excellent service.

• Manage and support on-site health screening events and other field activities for smooth operations.

• Work closely with Business Development, Customer Success, and Medical teams for successful project delivery.

Help Improve Products & Services

• Share operations knowledge during new product design to help make them user-friendly and efficient.

• Participate in or lead brainstorming for new healthcare service ideas.

• Work with product and technology teams to improve current services, using operations knowledge and customer feedback.
  

Improve Customer Experience and CRM

• Use the CRM system and customer feedback to maintain customer satisfaction, loyalty, and track service performance.

• Set high customer service standards and monitor performance to ensure every client has an excellent experience.

Our Benefits

• Make a Real Impact: Opportunity to contribute to a leading digital health company's growth in Vietnam. Ideas are valued in an industry vital to everyone.

• Fast-paced Start-up Environment: Experience an environment where you get to own and make tangible impact without bureaucracy getting in the way of rapid decision-making.

• Great Team: Collaborate with intelligent, friendly, and supportive professionals from diverse backgrounds.

• Hands-on Learning & Growth: Gain hands-on experience in strategy, partnerships, operations, and product innovation within a growing industry.

• Competitive Compensation & Benefits: Competitive compensation and performance-based bonus. Social insurance and leave provisions such as 14 days annual leave, family care leave, and paid sick leave.

How to apply

If you believe you have what it takes to excel in this role, we would love to hear from you. Join us on our journey to make a positive impact on the lives of people through innovative healthcare solutions!

Please click ‘Apply’, or email your resume to info@whitecoat.vn with the email subject: Head of Operations Application_[Họ và tên]

Yêu cầu năng lực

• Có từ 7–10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận hành, trong đó ít nhất 3–4 năm ở vai trò lãnh đạo cấp cao.

• Có thành tích chứng minh được khả năng lãnh đạo các hoạt động vận hành phức tạp trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, công nghệ y tế, fintech, bảo hiểm hoặc các ngành dịch vụ chất lượng cao.

• Có kinh nghiệm sử dụng các hiểu biết về hành vi của người dùng từ vận hành để hỗ trợ phát triển sản phẩm.

• Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Kinh doanh, Vận hành, Khoa học dữ liệu, Quản lý Y tế hoặc các ngành liên quan.

• Tư duy chủ động, chiến lược và linh hoạt trong môi trường thay đổi nhanh.

• Kỹ năng lãnh đạo, lập kế hoạch và giao tiếp tốt bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh.

• Vị trí này làm việc tại Hà Nội. Tuy nhiên, công ty có thể xem xét tuyển dụng vị trí này tại TP.HCM cho ứng viên xuất sắc.

Ưu tiên ứng viên:

• Kinh nghiệm dày dạn trong sử dụng công cụ dữ liệu (Power BI, Tableau, SQL); biết Python hoặc R là một lợi thế.

• Bằng MBA hoặc Thạc sĩ.

• Có chứng chỉ liên quan đến quản lý dự án, phân tích dữ liệu, CRM hoặc cải tiến quy trình.

• Đã từng lãnh đạo các dự án đa chức năng hoặc liên quan đến phát triển sản phẩm.

• Có kinh nghiệm làm việc trong môi trường đa văn hóa, đa quốc gia.

What we are looking for

Required

• 7–10 years of experience in operations, with at least 3–4 years in a senior leadership role 

• Proven success leading complex operations in healthcare, health-tech, fintech, insurance, or high-quality service sectors

• Proven ability to provide insights from operations to product development

• Bachelor’s degree in Business, Operations, Data Science, Healthcare Management, or related field

• A proactive, strategic, and adaptable mindset in fast-paced environments

• Strong leadership, planning, and communication skills in both English and Vietnamese

• This role will be based in Hanoi. We are open to locating this role in Ho Chi Minh City for exceptional candidates.

Good to have

• Strong experience with data tools (e.g., Power BI, Tableau, SQL); Python or R is a plus

• MBA or Master’s degree

• Certifications in project management, data analytics, CRM, or process improvement

• Prior exposure to cross-functional project leadership or product development

• Experience working in diverse, multinational teams